Поради, як організувати довгострокову співпрацю з фрилансерами

Контент, дизайн, розробка, просування, адміністрування, управління — будь-яке завдання можна доручити спеціалістам на фрилансі. Проте замовникам часто потрібно більше, ніж разова співпраця, але менше, ніж перспективи наймання. Найкращий варіант розвитку подій за таких умов — довгострокове партнерство на фрилансі. Цей формат співпраці забезпечить:

• Прогнозованість — адже виконавець перевірений і якість його роботи відома.
• Комфорт — один раз налагоджуєте взаємодію з фрилансером і надалі витрачаєте менше часу на узгодження деталей.
• Дотримання домовленостей — адже кожен спеціаліст зацікавлений у стабільній тривалій співпраці.
• Економію часу та ресурсів — не потрібно кожного разу шукати нових фрилансерів.

Розкажемо, чому, коли і як замовникам варто організовувати довготривалі робочі стосунки з виконавцями на фрилансі. Дамо практичні поради та корисні інструменти, щоб процес організації такої співпраці був максимально простим і зрозумілим.

Трохи аналітики

За даними опитування замовників, 72,3% з них повертаються з повторними завданнями до фрилансерів, коли задоволені якістю робити. 15,63% цінують комфортне спілкування, і тільки для 3,13% важливим фактором є ціна.

Ось що кажуть постійні замовники нашого сервісу про довгострокову співпрацю з фрилансерами.

Деніел Соніс, на сервісі 5 років, завершено 141 проєкт:

Делегування роботи фрилансерам довгостроково — це не забаганка, а необхідність, якщо ви плануєте розвивати свою справу. Завдяки співпраці зі спеціалістами Freelancehunt ви зекономите час і ресурси, щоб займатися улюбленою справою та більше заробляти.

Ярослав Р., на сервісі 14 років, завершено 127 проєктів:

Один з профітів фрилансу для замовників: якщо хочеш розвивати бізнес і маєш напрацьовані контакти, — легше йти далі. Це якраз те, що замовники можуть недооцінювати: окрім делегування завдань та профіциту балансу вони також напрацьовують контактну базу. Це теж коштує грошей і багато часу.

З фрилансом дуже швидко можна інтегрувати нову людину у свій проєкт, маючи попередній досвід. І тут у тебе буде перевага перед конкурентом, який шукатиме співробітника традиційного формату. Я вважаю, що це суперперевага фрилансу.

Володимир Поліщук, на сервісі 8 років, завершено 111 проєктів:

Я знайшов усіх підрядників саме на фрилансі й зараз працюю з ними постійно щодо реклами, доопрацювань сайту, дизайну, текстів та інших послуг.

Нагадуємо, що на сервісі є зручний інструмент для швидкого доступу до всіх потрібних спеціалістів — просто запросіть фрилансерів стати частиною вашої команди.

Кому із замовників актуальна довгострокова співпраця

Розглянемо ніші, в яких тривалі робочі стосунки не тільки вигідні, а й необхідні задля кращого результату та зручності замовника.

Просування та реклама

Цілеспрямовані та зацікавлені в розвитку клієнти часто звертаються з необхідністю налаштування реклами до фрилансерів. А замовники з досвідом знають, що це безперервний процес з аналізів, переналаштувань та покращень. Тому із часом постає потреба в тривалій співпраці з надійним і перевіреним фрилансером. Поміж таких найчастіше — e-mail маркетологи, SEO та SMM-менеджери, спеціалісти з контекстної реклами.

За умови довгострокової співпраці, залучені до роботи спеціалісти детально вивчать ваш бізнес чи бренд, щоб підібрати найбільш доцільні та профітні методи просування.

Контент

Контент потрібен постійно й регулярно, тому делегування фрилансерам таких завдань неабияк розвантажить вас та зекономить час. Тут довгострокова співпраця особливо доречна. Її формати можуть бути різноманітні та залежать від сфери вашої діяльності. Наприклад, текстовий контент для опису товарів на сайті, дописів у соціальних мережах, статей для блогу; візуал для дописів та сторіс для соцмереж; обробка чи монтаж роликів для YouTube.

Розробка

Часто на фриланс замовники приходять зі складними проєктами з розробки сайтів, застосунків, ігор. Переваги довгострокової співпраці в тому, що фрилансер зможе запропонувати більш ефективні інструменти та оптимальні рішення, маючи досвід роботи над попередніми етапами проєкту. Також він здатен якісніше обслуговувати систему, яку сам же розробив та впровадив.

Пропонуємо цікавий кейс з успішним досвідом розбудови стартапу завдяки довгостроковій співпраці з фрилансерами:

Як фрилансери допомагають будувати стартап

Замовник, який успішно завершив понад 100 проєктів на Freelancehunt, ділиться досвідом розвитку стартапу з допомогою команди фрилансерів сервісу.

Просто про фриланс, штатну роботу і не тільки: блог FreelancehuntНаталія Сиротюк

Як зрозуміти, що настав час для довгострокової співпраці

То як же зрозуміти, що пора переформатувати співпрацю з фрилансером на постійну? Можемо виокремити кілька основних маркерів:

1. Фрилансер виконав уже декілька завдань і ви стабільно задоволені його роботою та комунікацією.
2. Ви маєте постійний набір завдань, які можете та готові делегувати фрилансеру. Мотивація тут може бути різна: розвантажити себе, відкрити нові можливості для бізнесу, збільшити профіт від співпраці на фрилансі тощо.
3. Ви давно співпрацюєте з різними спеціалістами та хочете оптимізувати процеси, щоб спростити взаємодію.

Комбо, коли всі 3 пункти вам актуальні.

Важливі організаційні моменти

Обговоримо, що важливо зробити, щоб організація процесу довготривалої співпраці на фрилансі була простою та ефективною. Поради та кроки, які ми наводимо, — це практики команди Freelancehunt, напрацьовані 15-річним досвідом наймання та співпраці з фрилансерами.

Формуємо план робіт та цілі

Ділимося власним ефективним алгоритмом:

1. Визначаємо бізнес-цілі на місяць (чи будь-який інший термін) та формуємо завдання.

2. Обовʼязково прописуємо дедлайни. Великі чи складні завдання важливо розділяти на прості підзавдання та ставити дедлайни для кожного з них.

3. Узгоджуємо з фрилансером цілі, обсяг та вартість роботи до початку співпраці та фіксуємо домовленості в документі.

В таких питаннях варто довіряти також самим спеціалістам: вони часто порадять ефективне рішення чи запропонують якісну альтернативу.

Організовуємо інструменти для роботи

Наші поради щодо інструментарію для надійної та ефективної тривалої співпраці:

1. Створюємо теку на Google drive і відкриваємо доступ внутрішній команді та фрилансеру. У ній зберігатимемо всі важливі документи, доступи та файли.
2. Обов’язково в роботі використовуємо Google документи й таблиці. Тут зручно коментувати, обговорювати, вносити правки та працювати без зайвих часових витрат на копіювання й передавання документів.
3. Створюємо чат в одному з месенджерів для оперативних запитань-відповідей.
4. І найважливіше — створюємо проєкт у тасктрекері. У проєкті створюємо розділи, між якими мігруватимуть робочі завдання.

5.   Використовуємо сервіс Сейф як безпечний інструмент для співпраці на сервісі.

Кілька слів про таскрекер

Коротко розповімо про переваги тасктрекера Asana:

1. Інструмент настільки простий, що ви один раз розкажете новачку, як усе працює, а надалі він легко дотримуватиметься алгоритму.
2. Є можливість делегувати таск будь-якому співробітнику вашої команди, а також в один клік додати його на іншу дошку завдань. У такий спосіб можна налагодити зручну взаємодію, наприклад, розробника та SEO-спеціаліста.
3. Структура розділів дає можливість організувати повний цикл роботи над завданнями: від обговорення ТЗ до перевірки результатів. Ось приклад нашої дошки на платформі Asana та розділів для співпраці із SEO-спеціалістом:

Тут ми бачимо лист з розділами, між якими мігрують завдання:

• активні — чекають виконання,
• на обговорення — потребують додаткового узгодження,
• у роботі — щоб бачити прогрес,
• готові для перевірки — виконані,
• два розділи для нетермінових тасків.

Узгоджуємо формат комунікації

Розповімо на власному прикладі, як зручно вибудувати ефективне спілкування з виконавцями:

1. Розділяємо типи питань і сервіси для їх обговорення. Наша команда питання щодо всіх завдань ставить в Асані чи безпосередньо в Google документах. Проте в Асані ми все-таки інформуємо про те, що додали нові запитання, правки чи поради у конкретних доках.
2. Для швидкої комунікації з організаційних питань та всього, що не зазначено в завданнях в Асані, ми пишемо в робочому каналі у Slack.
3. Для зручності та економії часу організовуємо робочі дзвінки щотижнево, раз на 2 тижні чи на місяць. Частоту визначайте відповідно до ваших процесів та потреб.
4. Протоколи онлайн-зустрічей — це підсумок колів та ваших домовленостей з фрилансером. Їх можна публікувати як у робочих чатах, так і в тасктрекері. Нові завдання, що з’являються під час зідзвонів, обов’язково переносимо в Асану.
5. Не забуваємо погодити зручний час для спілкування в чатах та на колах, оскільки фрилансери не завжди працюють фултайм. Часто вони поєднують основну роботу та фриланс, тому їм може бути зручно відповідати вранці чи ввечері.
6. Формуємо документ, у якому прописані правила щодо етапів і кількості правок та процесу узгодження змін, наприклад, зміни в бюджетах рекламних кампаній.

Усі домовленості та результати співпраці необхідно дублювати в Робочу область проєкту, адже це гарантія спокійної та комфортної роботи для обох сторін.

Не забуваємо також про елементарні правила ділового спілкування.

Поради для успішної комунікації з фрилансерами

Зібрали універсальні рекомендації про те, як правильно спілкуватися з виконавцями на Freelancehunt, щоб співпраця була максимально успішною.

Просто про фриланс, штатну роботу і не тільки: блог FreelancehuntАнастасія Бондаренко

Поради наостанок

Організація довгострокової співпраці перший раз забирає чимало часу. Проте вже за пів року ви повністю повернете ці інвестиції та вкладений час. А кожна наступна інтеграція нового спеціаліста проходитиме щонайменше удвічі швидше.

Насамкінець хочемо поділитися кількома цінними порадами:

І не забувайте, що сформовану команду завжди можна підсилювати новими фрилансерами. А наші поради допоможуть організувати з ними співпрацю, яка позбавить вас рутини та непорозумінь.