Хто веде проєкт, замовник чи фрилансер? Хто з них двох є босом? І чи потрібні відносини бос — підлеглий на фрилансі? Можна зробити певні висновки зі своїх проєктів. А от заглянути за куліси роботи своїх колег майже нереально, адже процес домовляння, комунікації та співпраці — приватний. Фрилансери в проєктах бачать лише опис і ставки своїх колег, якщо вони не приховані, а потім відразу відгук за його виконання.
Оцінка роботи інколи може здивувати: буває, що виконаний проєкт з розмитим і нечітким завданням та банальною ставкою отримує найвищий бал і похвальну оду, а інший, простий і зрозумілий з деталізованою ставкою, недоотримує кілька зірочок та скарги. Відгук виконавця може зовсім не збігатися з відгуком замовника. Один задоволений співпрацею, інший продовжувати її не збирається. Гірше, якщо справа доходить до арбітражу. Ще гірше, якщо проєкт не виконано.
Іноді колеги-професіонали діляться досвідом, як правило, негативним. Мовляв, як справжній профі я взяв замовника за руку і повів до найкращого результату, до вершини, а він не оцінив, ще й облаяв. Водночас замовник, який усього лише хотів купити ріжок морозива, щоб встигнути його злизати до відходу автобуса, пів години намагався вихопити його з металевої палички, якою фрилансер професійно крутив йому перед носом, наче турецький продавець морозива. У результаті арбітражу судді фінт не оцінили, хоча видовище було епічне.
То як тоді правильно — слухати клієнта чи гнути свою лінію?
На платформі Freelancehunt я зареєстрований як фрилансер і як замовник. У другій своїй сутності досвіду маю значно менше. Але як замовник я мав проєкти, в яких нічого не тямив — навіть не знав, яким має бути результат. А мав і такі, які міг би виконати й сам. Тому в одних випадках я максимально наближено описував, що мені треба, і просив поради у виконавця. В інших — сам чітко вказував, що і як саме треба зробити. Проте в жодному із цих проєктів я не був ні босом, ні підлеглим.
Бувши одночасно і фрилансером, я розумів, що опис проєкту має бути максимально детальним та однозначним. Чим більше деталей у ТЗ, тим менше часу буде витрачено на розмови. Проте відкидати комунікацію не можна в жодному разі.
Комунікація на різних етапах проєкту
Для фрилансера успішне виконання проєкту складається з кількох етапів:
- знайомство з проєктом, оцінка завдання, ставка/пропозиція,
- обговорення та уточнення деталей, прийняття умов,
- виконання проєкту,
- пропозиція прийняти роботу, внесення правок, закриття проєкту,
- обмін оцінками та відгуками.
На кожному із цих етапів відбувається комунікація із замовником, навіть на етапі виконання роботи. Я зустрічав проєкти, де замовник в описі прямо вказував, що всі запитання слід ставити до початку роботи, а під час виконання він відповідати не збирається. Типова поведінка боса. Такі проєкти особисто я в роботу не брав, бо під час такої співпраці є велика ймовірність отримати гору правок після виконання.
Ще один босівський перл, який я зустрічав в описі проєкту: «Після 2-х відправок на доопрацювання проєкт буде вважатися невиконаним. Для перевірки тексту найміть редактора, якщо все це не можете зробити самостійно». Як професійний перекладач я можу прискіпатися до будь-якого тексту, особливо до перекладу. Ймовірно, замовник хоче відсіяти неуважних та непрофесійних виконавців, але тим самим створює неприємне враження зверхності ще до початку співпраці.
Позиція ж фрилансера як боса може призвести до того, що клієнт буде незадоволений результатом роботи. Не завжди те, що краще, є тим, що потрібно замовнику. Недоліком функції боса є те, що сторона, яка її увімкнула, перестає дослухатися до іншої сторони. Функція підлеглого позбавляє ініціативи та адекватного і своєчасного зворотного зв'язку. Результатом можуть бути відгуки, про які я писав вище, коли одна сторона цілком задоволена співпрацею, а інша навпаки.
На що обов’язково звернути увагу під час обговорення проєкту:
- можливість ознайомитися з матеріалом, над яким працюватимете,
- яким має бути результат роботи,
- узгодження термінів виконання,
- пропонування й аргументування ціни,
- як здавати роботу: всю відразу чи поетапно,
- якщо робота здаватиметься поетапно, то яка пріоритетність завдань,
- інші важливі для вашої категорії моменти.
Будьте партнерами
Гармонія в співпраці знаходиться посередині. Виконавець може «увімкнути» на хвилю свій авторитет і професійне бачення, щоб запропонувати замовнику краще вирішення завдання, а не так, як описано в проєкті. Я навмисно виділив це слово, бо пропозиція відрізняється від примусу та поведінки «я художник, я так бачу» і дозволяє іншій стороні зробити власний вибір. Замовник може прийняти пропозицію або відхилити її. У будь-якому разі замовнику завжди приємно, коли над завданням думають, а не просто мовчки механічно його виконують.
Нижче даю кілька порад, які допоможуть уникнути непорозумінь та арбітражів під час співпраці.
Спускайтеся з хмар… у Робочу область
Технічне Завдання (ТЗ) замовник мав би публікувати в описі проєкту. Але часто буває так, що в описі є якісь загальні фрази, а деталізоване ТЗ і матеріали доступні за посиланням у хмарних сховищах. Щоб уникнути внесення змін до ТЗ під час виконання проєкту, його слід звантажити і додати в Робочу область проєкту до прийняття умов. Те саме слід зробити з робочими матеріалами, якщо розмір файлів це дозволяє.
Особисто я не стикався із внесенням змін до ТЗ у документах Google під час виконання проєкту, але неодноразово читав скарги про це від колег.
Фіксація результату
Дуже важливо визначити, чи клієнт чітко знає, чого він хоче. У більшості випадків відповідь здається очевидною, і вона може бути зазначена в описі проєкту. Все-таки я рекомендую фрилансерам під час співпраці з новими замовниками зафіксувати результат у Робочій області проєкту. Це дозволить виявити невідповідність між тим, як кожна зі сторін зрозуміла виконання завдання, і уникнути непорозумінь під час здавання проєкту. До цього додам невеликий приклад.
Проєкт: Перекласти текст відео з української мови англійською.
Фіксуємо результат: Результатом виконання перекладу матеріалу, озвученого диктором у відеофайлі, буде перекладений англійською мовою текст без часових міток за посиланням у документі Google + копія файлу у форматі MS Word у Робочій області проєкту.
Уникаємо непорозумінь: Чому не надали український текст (а ви й не обіцяли виконувати транскрибування). Я мав на увазі, що переклад у вигляді субтитрів (а ви й не обіцяли створювати субтитри).
Остерігайтесь айсбергів
Айсбергами я називаю проєкти, частина матеріалу або ТЗ яких недоступні на момент прийняття умов. На перший погляд, якщо добре узгодити деталі із замовником, то можна працювати. Проте ви можете і не здогадуватись, наскільки велика частина айсберга ховається під водою. До цього додам невеликий приклад.
Проєкт: Треба гарно перекласти текст для сайту з англійської мови українською. Надсилаю текст у Word форматі.
Важливо: Бути на зв'язку, оскільки тексти даю поступово протягом тижня. Деякі англійські тексти, можливо, треба буде поправити. Разом буде близько 30 000 символів.
Можливі проблеми:
- Текст даватимуть маленькими дозами в найбільш несподіваний час. Вимагатимуть переклад у найкоротший термін, тому ви ризикуєте присвятити дводенній роботі майже тиждень.
- Правки можуть бути необхідні для всіх англійських текстів.
- Кінцевий обсяг може виявитись більшим, ніж погоджено.
- В одному з текстів мова може виявитися не англійською.
Рішення: Дочекатися наявності всіх матеріалів і тоді прийняти умови. Або оформити кілька проєктів у міру надходження матеріалу. Водночас кожен наступний брати тоді, коли закритий попередній.
Три горошини в мішку гречки
Ситуація в цьому випадку дещо схожа на айсберг, але ви отримуєте одразу весь матеріал на старті. Це стосується великих обсягів, які неможливо перевірити на дефекти повністю до початку співпраці. Це можуть бути пошкоджені деякі файли серед тисяч, пошкоджені ділянки відео/аудіо в довготривалих треках тощо.
Кожен спеціаліст рано чи пізно знаходить такі «горошини» у проєктах своєї категорії та повинен мати відповідний «disclaimer». Це така собі відмова від відповідальності, якщо матеріал замовника буде дефектним і не відповідатиме вашим вимогам. Перед початком співпраці й прийняттям умов проєкту слід ознайомити замовника з дисклеймером — зазначити зону своєї відповідальності та надати алгоритм дій, якщо таке станеться. До цього додам невеликий приклад.
Дисклеймер: Якщо під час роботи будуть виявлені файли, які не відкриваються, та/або відкриваються, але в них некоректно відображається вміст, такі файли я розміщу в хмарній папці «corrupt» для усунення замовником дефекту чи їх заміни. Неспроможність замовника виправити або замінити файли не є причиною для того, щоб вважати проєкт невиконаним.
Хвилюєтесь, коли отримуєте відгук?
Ви не повірите, але дізнатися про враження клієнта від співпраці можна до закриття проєкту та обміну відгуками. Для цього під час здавання готової роботи варто зразу поцікавитись, чи все влаштовує, чи є запитання, побажання, коментарі. Якщо замовник має певні сумніви, нехай він вам їх напише до закриття проєкту і написання відгуку. А ви внесете правки за необхідності або обґрунтуєте, чому їх вносити не варто.
У будь-якому разі правильна комунікація вирішує якщо не все, то дуже багато.
Чек-лист для фрилансера: на що звернути увагу під час спілкування із замовником
- Звертайтеся до замовника на ім'я і в ставках, і в листуванні.
- УВАЖНО читайте умови проєкту кожного разу, навіть якщо замовник постійний, а проєкт типовий. Якось, беручи в роботу черговий проєкт від постійного замовника, я не звернув увагу на те, що переклад потрібен цього разу на дві мови, тому поставив ціну за одну й виконував другий переклад безплатно.
- Ставте уточнювальні запитання ДО прийняття умов співпраці. Зекономите час на виконанні проєкту, адже не факт, що замовник буде на зв’язку саме тоді, коли вам треба.
- Не соромтеся сказати замовнику, що будете звертатися до нього в процесі виконання роботи, якщо виникнуть запитання. Краще уточнити, ніж переробляти.
- Якщо комунікацію щодо погодження умов нового проєкту ви почали в старому листуванні, а пізніше замовник створив новий проєкт, — дублюйте умови, про які домовилися, у Робочу область нового проєкту.
- Не починайте роботу, поки кошти не зарезервовані (навіть з постійними замовниками). Так ви можете їх втратити. Якщо замовник не виконав резервування грошей, варто тактовно нагадати: «Очікую на резервування коштів і беруся за виконання».
- Завжди називайте термін виконання проєкту із запасом. Можете попередити клієнта, що, ймовірно, здасте роботу раніше.
- Будьте на зв’язку, намагайтеся відповідати миттєво або як тільки з’явиться можливість.
- Якщо у вас виникли проблеми, що перешкоджають виконанню роботи, повідомляйте замовнику про це негайно. Проблеми розв’яжуться чи ні, а клієнт зможе підстрахуватися.
То хто фрилансер: бос, підлеглий чи партнер? Я віддаю перевагу партнерству, адже співпраця в такому ключі зазвичай приємна і довготривала.
Що ще почитати на цю тему:
Mariia Fedorova