Если вы только начинаете свою работу на фрилансе и пытаетесь любыми способами заполучить первый заказ на Freelancehunt.com, то тема этой статьи для вас пока не актуальна. Ключевое слово — пока. 🙂

Со временем у фрилансеров возникает необходимость систематизировать информацию о заказчиках и выполненных проектах. Когда каждый день выполняешь по нескольку мини-проектов, когда заказчиков уже не получается пересчитать на пальцах, а архив выполненных работ занимает более половины диска, не обойтись без специальной базы данных.

Основные мои требования такой к БД: узкая направленность, легкая настройка, простое управление и, конечно же, доступность (желательно, чтобы она была полностью бесплатной). Звучит фантастически, поэтому ни в интернете, ни «на втором этаже» я ее не нашел.

Пришлось сделать базу самому. Не скажу, что процесс был сложным, но во время тестирования база столько раз менялась, что вашему вниманию представлена уже седьмая версия, дополненная и переработанная.

База сделана в одной из самых простых (и самых недооцененных) программ — Excel. Гуру экселя однозначно найдут, к чему придраться, но отмечу, что моей целью было сделать простую, легкую, удобную БД, с учетом разных уровней пользователей, а также возможных обновлений в будущем. Поэтому не ищите в базе дизайнерских изысков и чудес программирования. Честно говоря, тот же самый учет можно вести в ворде или просто в блокноте. Но эксель все-таки предоставляет интересные и удобные возможности, которыми я и хочу поделиться с вами.

Для чего вообще эта база?

У меня бывали ситуации, когда нужно было срочно найти информацию о проекте, выполненном давненько, или о каком-нибудь заказчике. Но как это сделать, если прошло несколько месяцев?

Примеры: реальные и не очень

  1. Заказчик обращается со срочной проблемой: не загружается сайт. Но я не сохранил себе доступы к хостингу сайта, потому что правки на этом сайте вносил разово. В итоге пока я искал доступы в почте, сайт починила поддержка хостинга.
  2. Заказчик обращается спустя несколько недель после предыдущего проекта (редактура текста) с новым заданием. Нужно посчитать стоимость работы, а я не помню, по какой ставке работал именно с этим заказчиком. Приходится поднимать старую переписку с заказчиком, смотреть сумму за прошлый заказ, считать символы в прошлом тексте...
  3. Приходит 2 срочных заказа от постоянных заказчиков. Нужно определить, какой из заказов делать срочно, а какой после него, причем «после» может быть и на следующий день. Хорошо бы определить, кто из заказчиков, грубо говоря, «ценнее», посмотрев, сколько проектов и на какую общую сумму я выполнял для них. Мало кто ведет такую статистику.
  4. Заказчик пропал в Телеграме, не оплатив проект. Ищу другие способы связаться с ним. Точно помню, что первое задание получал от заказчика по почте, но не представляю, когда именно и как его там найти.
  5. Мне стало интересно, сколько я зарабатываю за месяц, за день, год. Есть ли вообще смысл продолжать «фрилансить» или пора возвращаться в офис? Конечно, я веду отдельную статистику доходов по месяцам, но этих данных маловато. А если захочется узнать подробности по количеству проектов, заказчиков, то тем более.
  6. Постоянные заказчики иногда платят не сразу, особенно если суммы незначительные и задания даются регулярно. Как не забыть, кто, сколько и за что именно должен, если таких должников несколько? На листике выписывать?

На все эти вопросы легко ответит База заказчиков и проектов.

С помощью базы я каждый день могу увидеть полный отчет по своим доходам и проектам. Если ко мне обращается постоянный заказчик, я легко найду в базе ссылку на его сайт и пароли. Я могу посмотреть все выполненные проекты этого заказчика, почитать свои заметки по ним, перейти в папки с файлами по этим проектам.

А все, что нужно для достижения гармонии, это вносить в таблицы базы каждого своего нового заказчика и каждый свой проект. Постепенно база наполняется, и польза от нее становится видна уже через месяц.

Функции базы

  1. Учет заказчиков, их контактов, статистики сотрудничества, хранение ссылок и паролей.
  2. Учет проектов, хранение ссылок на ТЗ, отчеты, папки проектов.
  3. Статистическая информация: доходы, долги, количество проектов и т. д.
  4. Простые калькуляторы.

Безопасность

Никаких макросов и скриптов в Базе нет. Это независимая, автономная, личная офлайн-база данных. Для большей уверенности в сохранности информации вы можете установить на файл Базы пароль (Файл => Сведения => Защита книги => Зашифровать с использованием пароля).

Вы можете хранить базу в облаке, на флешке или на своем ПК.

Важные особенности работы с базой

  1. Вносить данные нужно только в две вкладки: «Заказчики» и «Проекты». При этом строки нужно заполнять подряд, не оставляя пустых.
  2. Часть ячеек имеют выпадающий список значений: при выборе ячейки справа появляется стрелка, на которую нужно нажать.
  3. На вкладках «Заказчики» и «Проекты» часть данных для удобства выводится в красном цвете — они формируются автоматически, поэтому их не надо заполнять, а также нельзя удалять при очистке таблиц.
  4. В конце таблиц на вкладках «Заказчики» и «Проекты» есть надпись «Ниже формулы и правила надо протягивать», понимать ее нужно буквально. После того, как вы заполните все строки до строки с указанной надписью, нужно выделить предыдущую строку таблицы и протянуть ее вниз на нужное количество строчек.
  5. Таблицы и диаграммы на вкладке «Статистика» формируются автоматически, никаких изменений вносить на этой вкладке не нужно.
  6. На вкладке «Статистика» есть кнопка «Включить расчет?» с вариантами «Да» и «Нет». Эта кнопка запускает формулы массивов, которые и рассчитывают большую часть статистики. К сожалению, на старых компьютерах или при большом объеме данных формулы массивов ощутимо тормозят работу Базы. Поэтому вы можете отключать расчет статистики, когда он не нужен, и включать его только во время просмотра статистики.
  7. Добавление абзацев внутри ячеек осуществляется нажатием Alt+Enter.

Как работать с Базой

  1. Заполнить подряд ячейки «Категории проектов» на вкладке «Служебная».
  2. Заполнить строки заказчиков на вкладке «Заказчики»: заранее или при добавлении новых проектов.
  3. Заполнить строку проекта при выполнении каждого нового проекта.
  4. При необходимости смотреть автоматические результаты на вкладке «Статистика».

Вопросы, отзывы, инструкция

Любые вопросы по работе базы, а также пожелания и замечания вы можете написать в комментариях здесь или на странице разработчика. Там же вы найдете инструкцию по работе с базой, а также информацию о ее обновлении. Очень надеюсь, что этот инструмент поможет сделать вашу работу более эффективной.

Скачать Базу заказчиков и проектов.

От редакции. Благодарим автора за то, что поделился своими наработками. Напоминаем читателям, что вы также имеете возможность опубликоваться в нашем издании, если у вас есть опыт, который может стать полезным нашей аудитории: фрилансерам, соискателям или бизнесу.