Вы тоже каждый месяц пытались честно планировать свои дела: писали списки в блокноте или приложении, вычеркивали, радовались, а через пару дней думали «Господи, за что...»? Где-то год назад я абсолютно спокойно жила без вот этих списков дел и планирования, а сегодня они помогают мне не сойти с ума 😊.

Внимание! Не гарантирую, что после статьи вы сразу станете суперпродуктивным человеком. Это фишки, которые помогают мне и знакомым фрилансерами. Надеюсь на ваше критическое мышление 😊.

Смысл планирования не в том, чтобы создать иллюзию огромного количества дел. Смысл планирования в том, чтобы освободить себя.

Фиксируем все свои дела, идеи, цели

Не держите в голове все свои дела, задачи по проектам. Записывайте всё то, что боитесь забыть или уверены, что задания важные. А еще лучше прописать вообще всё, что приходит в голову по рабочим моментам, даже если кажется «ой, да ну, у меня сейчас нет на это времени, поэтому неважно». У каждой идеи есть свой срок реализации и актуальности.

Делайте записи так, как удобнее – в блокноте или специальных приложениях. Главное – разгрузить голову и не терять внутреннюю энергию в никуда.

Расставляем приоритеты

Вот вы выписали список дел, у вас немного начал дергаться глаз. Надо же успеть и по работе 10 текстов написать, и вебинар о маркетинге посмотреть, и книгу почитать, и убрать квартиру, и погулять, и слетать заграницу – и всё это в один день 😊.

Чтобы сохранить нервную систему, расставляем приоритеты. Но! После разговоров со знакомыми поняла, что простое ранжирование помогает лишь в 50-60% случаев и только в начале планирования.

Поэтому лично я использую другой способ – распределяю задачи по 3 группам:

  1. Обязательное. То, что 100% нельзя перенести на завтра или любой другой день.  Это задачи, где уже поджимают дедлайны или встречи, договоренности с заказчиками (созвоны в точное время или тимбилдинг в команде).
  2. Важное/желательное. Задачи, где дедлайн уже подходит к концу и через 1-3 дня это будет срочное дело. Другой вариант – то, что лучше сделать сегодня, но если что, можно перенести на завтра, и ничего не случится.
  3. Не забыть. Здесь задачи можно разделить на 3 типа. Первый – те, на которые нужно потратить 10-15 минут. Второй – то, что нужно подготовить к работе (составление брифа, анализ брифа, написание и отправка коммерческих предложений). Третий – то, что касается только общения, где нет точных временных рамок (просто на протяжении дня нужно ответить на письмо или смс, дать какой-то комментарий, внести правки).

Распределите задачи по группам

Похоже на декомпозицию – когда выписали все важные и обязательные дела на неделю, распределите по группам:

  • «Работа».
  • «Саморазвитие/учеба».
  • «Семья».
  • «Быт».
  • «Развлечения/отдых», другое.

Первые две недели-месяц разделять задачи по группам будет сложно и долго. Если времени совсем нет, попробуйте в воскресенье или пятницу подводить итоги, расписав все сделанные и несделанные задачи за неделю. Важно для анализа эффективности, продуктивности и поиска простоев.

Указывайте, сколько времени займет задача

Если оценить сложно – берите время с запасом. Увидите, сколько реально времени уходит на задачу, а это поможет нормально распределять время и планировать (без срыва дедлайнов и выгорания).

Не нужно считать себя суперменом, который в день может делать 100500 дел и оставаться в адекватном состоянии. Не смотрите на других – в один день я могу провести 5 встреч, сделать объемные задачи по 3-4 проектами, посмотреть семинар и переделать кучу домашних дел, а в другой – написать пару текстов, почитать книгу и бездельничать.

С планированием рабочих задач всё должно быть как в спорте – дозировано и без переусердствования.

Тратьте время с умом

Вы — студент или работаете в офисе, и дорога домой занимает 1-2 часа? Или нужно 2 раза в день гулять с ребенком? Скачайте на телефон книгу или вебинары, которые некогда читать, смотреть дома. Отвечайте на сообщения, оставляйте заявки в проектах. Я за час езды на пары иногда успевала составить успешный контент-план на месяц (для простого проекта), написать 15 постов хорошего качества, обсудить все детали задачи с заказчиком.

Конечно, отдыхать тоже нужно, но можно на первую прогулку выйти и ничего интеллектуального не делать, а на вторую – заняться чем-то полезным помимо рутины.

Вносите в свой план отдых и приемы пищи

Огромная ошибка фрилансеров – забить весь свой день задачами с 9:00 до 22:00, а потом удивляться «а жить, отдыхать, спать когда?». Будьте умнее 😊.

Так и пишите в плане: «1 час посмотреть сериал», «1 час почитать книгу», «30 минут гулять в парке, и 30 минут растяжка». Важно отключать мозг от работы и быта в это время.

Просыпайтесь не в 11, а в 7-8 по возможности

Люблю я эти шутки о фрилансерах, которые спят до обеда, что-то там 2-3 часа в день поделают в пижаме, и остальное время гуляют, тусуются и развлекаются 😊. Я, конечно, поспать люблю, но на подсознательном уровне, когда просыпаюсь в 11:00, кажется, что уже прошло полдня, ничего не успею и вообще всё пропало.

Когда просыпаюсь в 7-8, вижу, что впереди еще целый день, задачи вполне достижимые и реальные. Есть 30-60 минут на раскачку. Если вставать сложно, и самочувствие лучше.

Ежедневные ритуалы карикатуриста из Нью-Йорка (Freelance Edition)
Мой подход к работе, когда идеи постоянно меняются... Фотографии предоставлены автором. Работать на себя — это странно. Вам нужно решить, что делать с вашим телом покавы работаете, куда его пристроить, как заботится о нем и работать должнымобразом. Во время работы вам нужно избегать ситуаций, ко…
Просто о фрилансе и не толькоDmitry Smuschenko

По этому поводу ученые Колорадского университета в Боулдере проводили исследование и выяснили, что женщины реже страдают от депрессий, если просыпаются рано.

Но! Относитесь к исследованиям критически! Не нужно сразу же просыпаться именно в 7 утра, если вам комфортно вставать в 10 или 11. Лучше попробуйте поэкспериментировать – один день лечь в 22:00 и проснуться в 7:00, в другой – на час позже, в третий – проспать 6 часов, а не 8.

Вывод

Оптимизировать планирование могут помочь такие действия:

  • записывать все дела, задачи, идеи на любой носитель (блокнот, телефон, приложение);
  • расставлять приоритеты для дел и указывать время, которое нужно потратить на их реализацию;
  • глобальные задачи и цели распределять по группам;
  • вносить в дневной план отдых и сон 😊.

Верю, что у вас все получится!