За прошлый год удаленный формат сотрудничества перестал быть новостью. Некоторые компании, такие как наша, перешли на него давно — до карантина. Однако такой подход требует определенной степени доверия, личной организации, самомотивации, работы в режиме мультизадачности, высокой ответственности и т. п. К этому морально готовы не все. Хотя мы уже не раз делились особенностями организации удаленной работы, в том числе и для фрилансеров с детьми, читатели и пользователи сервиса, глядя только на наш пример, могут счесть его случайным стечением обстоятельств.

Однако в новой реальности карантинных ограничений многие бизнесы, не связанные с материальным производством, вынуждены будут переходить на удаленное командное сотрудничество. Этот стиль стремительно становится новым трендом. Приспособиться и принять изменения — значит выиграть, настойчиво цепляться за старые методы — проиграть. В то же время такой формат деятельности для многих — как руководителей, так и наемных работников — является новым, неизвестным, а потому вызывает опасения, неуверенность, сомнения.

План статьи:
Информация о спикере
С чего все начиналось, как создавалась компания
Как перешли на удаленный формат
Как работали с командой на удаленке
Без чего невозможны счастливые понедельники
Как в новых реалиях найти работу мечты
Как выстроить эффективную работу с удаленщиками
В заключение: напутствие всем, кто работает удаленно

Для того чтобы развеять эти сомнения и, возможно, получить ответы на некоторые вопросы, связанные с работой на удаленке, мы взяли интервью у представителей нескольких компаний, которые уже приобрели позитивный опыт и успешно используют telecommuting job.

Информация о спикере

Сегодня у нас в гостях первый спикер Анна Мазур — основатель компании Happy Monday и прекрасный позитивный лидер!

Побеседовав с редакцией около получаса, она успела рассказать короткую историю развития своей компании: как набирали штат, как работали с командой на удаленке, а потом перешли в офис, и почему вернулись к прежнему формату. Анна также поделилась некоторыми инструментами повышения эффективности, рассказала о том, как выстраивать свою работу так, чтобы понедельники действительно были счастливыми!

Эта статья однозначно будет полезна как руководителям компаний, так и тем, что ищет работу мечты.

С чего все начиналось

— Анна, расскажите нашей аудитории о себе, о своем опыте, в чем ваша экспертность.

— На сегодняшний день я — основатель и руководитель карьерного портала Happy Monday. Раньше я работала в самых разных индустриях: и в больших компаниях, и в консалтинге, и в стартапах, и в общественном секторе. Так сформировалась кросс-индустриальная экспертиза в HR и бизнес-процессах и позволила создать новый продукт — медиапортал для развития карьеры.

— Что ваша компания конкретно предлагает рынку? Расскажите о вашей аудитории.

— Мы являемся карьерным порталом. Эта бизнес-модель очень похожа на Rabota.ua или Work.ua, но только мы работаем в своей жесткой нише, а не для масс маркета (для всех регионов, возрастов и специальностей). Мы ориентированы на «капризных кандидатов» — это молодые ребята, которые придирчиво выбирают своего работодателя. Они хотят больше знать о продукте, о команде, миссии, об истории компании, чтобы сделать осознанный шаг навстречу работе своей мечты.

Мы — информационный ресурс, который знакомит кандидатов с лучшими компаниями и позволяет им туда трудоустроиться. Работаем мы с двумя сторонами: и с компаниями, и с соискателями.

В первую очередь мы строим свою деятельность на основе «информация — коммуникация», знакомя кандидатов с компаниями. А размещение и подача вакансии на какую-либо работу — это уже вторичный момент. Он происходит уже после того, как соискатель познакомится с компанией.

Мы даем понять кандидатам, как устроен рынок труда, делая много аналитических инструментов: это исследования рынка зарплат, статьи о том, как подготовить резюме или как пройти собеседование, например. Мы рассказываем обо всем, что касается процесса трудоустройства.

Также у нас есть услуги профориентационные и консалтинговые, где можно разобраться, в каком направлении идти или получить консультацию с карьерным экспертом.

Для компаний мы выступаем как консультант в HR-процессах, помогая им находить «своих» людей, которые будут работать у них «долго и счастливо».

— Как возникла идея создания компании? Какая у вас миссия?

— Это, наверное, один из самых частых вопросов. Человеку всегда за ними хочется какого-то легкого ответа, но на самом деле его не бывает. Это сочетание моего опыта и понимания проблем, которые я видела и как соискатель, и как HR-работодатель.

Как соискателю мне когда-то было сложно найти устраивающую меня работу или по описанию однотипных вакансий понять, будет ли мне комфортно в компании: удовлетворит ли она мои ценности, амбиции и потребности.

Но когда я начала работать как HR, ещё больше убедилась в том, что тут что-то не работает. Свои вакансии мы закрывали кандидатами, которые хорошо знали нашу компанию. Они были эффективны. А ребята, что приходили к нам с внешнего рынка труда, чаще оказывались абсолютно нерелевантны запросам, которые были у нашей компании. И я видела, что много людей  ищут работу и не находят её. Потому что процесс трудоустройства в большинстве случаев — неэффективен.

И я начала искать позитивные примеры на европейском, американском рынке. Нашла несколько интересных проектов. Они преследовали ту цель, которой я верила. Речь о выстраивании партнерского отношения на рынке труда между кандидатами и работодателями. Затем я начала собирать информацию, писать в блог о том, что важно привлекать первых работодателей. Вот так все и началось.

— Очень интересно. А расскажите про самых сложных своих клиентов, которые запомнились, особенно в начале.

— Не могу сказать, что такие были. Но был момент, когда мы очень многим компаниям отказывали. Вернее, сначала у нас были активные лояльные читатели и подписчики. И вдруг пошло много вакансий нерелевантных: швея на академгородке или разносчик объявлений, например. Но поскольку мы изначально для себя выбрали очень четкую нишу и позиционирование (мы работаем только с вакансиями интеллектуального труда), то даже если компания приходила и оплачивала размещение вакансий, то мы просто возвращали деньги и отказывались с определенным сегментом работать. Для нас это было важно и принципиально.

С теми же, с кем мы соглашались сотрудничать, не было каких-то сложностей или проблем. Наоборот, было понимание, что мы на правильном пути. Сегодня компании, которые к нам приходят, уже понимают, зачем мы им нужны и в чем наши особенности. Они уже видят аудиторию, считывают наше позиционирование и отличительную черту на рынке.

Несколько раз мы брались за рекрутмент. Но я поняла, что это не моя сфера, поэтому в рекрутинг мы не идем. Мы заканчиваем работу на этапе публикации вакансий и возможностей. Все что происходит дальше с компанией и соискателями — это уже на их стороне.

Поскольку нам не всегда было комфортно и легко предоставлять эти услуги, мы от них отказались.

Как перешли на удаленный формат

— Анна, а сколько у вас было сотрудников в команде на этапе создания компании?

— Да никого не было. Мы начинали с партнером — с моей подругой. Когда уже активно стали работать, она не рискнула уйти в бизнес-формат. Она выбрала наемный труд, потому что были определенные обязательства перед семьей. Поэтому в активной стадии — спустя полгода после запуска Happy Monday — я осталась одна как основатель и руководитель, а в компании было два наёмных сотрудника. Первую сотрудницу мы взяли за полтора месяца до официального запуска, вторую — спустя 2 месяца уже после того, как начали работать.

— А сейчас у вас больше 1000 сотрудников, верно?

— Нет, у нас сейчас 1000 сотрудников нет. 🙂 У нас есть большая аудитория консультантов, работающих с нами удаленно. Но если брать костяк команды, то нас мало — всего 13 человек.

— Ага, почти как нас!  А вы с командой работаете удаленно?

— Да, мы сейчас полностью работаем удаленно.

— Сложно ли было переходить на удаленный формат?

— На самом деле нет. Во-первых, мы изначально работали удаленно. Первая наша сотрудница жила в Днепре, а я нахожусь в Киеве. Мы с ней увиделись после 10 месяцев активной совместной работы. Затем мы взяли ещё нескольких сотрудников. Все они живут в разных городах Украины. Поэтому мы изначально относились к удаленному формату работы нормально.

Потом у нас был период, когда мы думали, что было бы лучше и круче работать в офисе. Тогда мы сняли офис в Киеве и попытались всех туда перевести. У кого-то получилось перейти, у кого-то нет... Проработали мы так полгода и начался карантин. Но к тому времени к удаленному формату мы были готовы и приняли ситуацию абсолютно спокойно.

Определенные ценности, закладываемые ещё на стадии формирования команды, не позволяли нам сомневаться в том, что таким образом можно выполнять свою работу качественно и сознательно. Поэтому перейти на удаленку нам было очень просто. И мы раньше к этому пришли, чем «карантин пришел».

Тогда мы решили, что пока поработаем удаленно... В итоге с этого формата не вернулись. Сейчас вся наша работа происходит онлайн.

Как работали с командой на удаленке

— А как вы контролируете работу удаленных сотрудников? Есть трекеры, какой-то учет задач или объем определенный оговаривается?

— Трекеров у нас нет. Есть большой объем работы, который нужно сделать небольшой командой. Поэтому когда все работает, все на месте, не горит и двигается вперед — это уже показатель эффективности.

У нас есть платформа, которую мы используем с первого дня работы — это Slak. Вся внутренняя коммуникация идет там. Когда начался карантин и мы перешли полностью на удаленку, одна из штук, которую я сделала: внедрила регулярные ежедневные (утренние) ну, не то чтобы отчеты о задачах, а приоритетные направления задач на день. Так я и другие ребята в команде видят, чем занимается человек в течение дня, на что тратит время, какие задачи перед ним стоят. Это нам помогает.

Раз в неделю у нас общий созвон, где мы обсуждаем кто над чем работал и что будет делать. Есть таск-менеджер, но далеко не вся команда его использует. У нас есть довольно-таки независимые департаменты внутри, которые сами понимают свои приоритеты исходя из общих целей на год и знают, что нам нужно делать.

Особенно это касается контент-команды. Я вижу, что каждый день выходит материал, у нас растет аудитория, мы достигаем своих целей. Поэтому ребята автономны, они могут настроить свою работу как им удобно.

— А чем у вас отличаются сотрудники от удаленных консультантов, они какие задачи выполняют?

— У нас есть часть услуг, которые мы предоставляем и продаем — это карьерные консультации. Они помогают заинтересованному человеку разобраться, куда ему двигаться, либо понять, как устроена индустрия, в которой он хочет работать, либо прокачать свое резюме и подготовиться к собеседованию.

Услуги предоставляют эксперты, с которыми мы работаем независимо за определенный процент. Это сформированная группа внешних партнеров. Мы с ними выстраивали долгосрочные отношения. Они не только проводят консультации, но и часто пишут для нас контент и участвуют в образовательных проектах. Сейчас они являются важным ядром нашей деятельности во многих процессах.

— Спасибо. А часто ли вы общаетесь с командой не по рабочим моментам? Бывает ли вообще такое?

— На самом деле — довольно часто! Наш коллектив очень дружный: у нас много и переписок, и внешней коммуникации для обсуждения новостей или текущих событий. Мы стараемся созваниваться, чтобы собраться на общий кофеек, поговорить, поболтать о жизни.

Очень помогают поддерживать связь всякие приложения для Slak. Например, у нас включен донат, который рандомно формирует пары людей для неформального общения раз в неделю. Это разбавляет обстановку, помогает чувствовать наличие живых людей рядом, что очень важно в удаленной работе.

— А  у вас есть праздники, мероприятия, проводимые удаленно, или вы все-таки собираетесь где-то?

— В первое время раз в месяц собирались по пятницам на винишко и просто общение. Это было нужно, чтобы эмоционально и энергетически друг друга поддержать. А летом как раз у нас был небольшой онлайн-корпоратив: игры и тимбилдинги. Было довольно весело.

В целом игры и неформальное общение — это то, что можно использовать онлайн.

Без чего невозможны счастливые понедельники

— Очень интересно! А у вас нет такого, что кого-то где-то отвлекают дети, друзья, животные? Все ли достаточно ответственно подходят к работе?

— Я глубоко убеждена, что счастливые понедельники невозможны без полноценного отдыха и счастливых выходных. Поэтому очень важно, чтобы ребята умели максимально разделять рабочее и нерабочее время.

Что касается детей — так получилось, что первая наша сотрудница как раз начинала работать в декрете. Её дочке тогда было 8 месяцев. Сейчас ей уже четвертый год. Человек прекрасно справляется с обязательствами. А если это так, то для меня неважно, когда она это делает и находится ли на рабочем месте в соответствии с графиком.

Да и нет у нас жесткой к нему привязки. У нас есть время, когда мы должны быть на связи — с 10:30 до 17:00, чтобы все могли рассчитывать на быстрый ответ по крайней мере в Slak. Но если человеку нужно отлучиться в этот период, то главное — предупредить команду. Тогда это воспринимается абсолютно без проблем.

Кстати, очень часто люди думают о карьере после работы. Они приходят домой в семь или восемь вечера, и только потом задумываются о смысле жизни или поиске новой работы. И поэтому очень часто запросы, письма, сообщения приходят к нам уже не в рабочее время. И пока моя команда ответственно относится к тому, чтобы каждому клиенту предоставить сервис в максимально короткое время: ответить и обеспечить ответственно работу с нашей стороны, я абсолютно спокойно закрываю глаза на то, что им днем нужно уложить ребёнка поспать или куда-то отлучиться.

У нас и правда очень гибкий формат работы, но он полностью подвязан под результат и качество предоставляемых нами услуг.

— Очень хорошо. А может, вам запомнились какие-то смешные, неловкие моменты в работе, когда вы только начинали, переходили на удаленку?

— Вспомнились ситуации (они были, наверное, у всех): вдруг посреди какого-то совещания врывается собака и прыгает на руки или начинает плакать ребенок как раз тогда, когда тебе обязательно нужно что-то говорить. 🙂 И таких моментов было много, но я не могу сказать, что уделяла им особое внимание.

Например, у нас был кейс, когда мы сотрудничали с международным фондом «Відрождення». Мы делали с ними большой социальный проект с учетом специфики прошлого года. Он назывался «Антикризисная карьерная помощь» и был предназначен для поддержки людей, которые потеряли работу в связи с экономическим кризисом и карантином.

Мы им рассказывали про самозанятость, где можно заработать и как найти работу в текущих условиях. Модератором проекта была девушка с трехмесячным грудным ребенком на руках. Он хныкал очень часто, даже когда она задавала вопросы. Конечно, мы получили несколько комментариев в стиле — «неужели нельзя убрать ребенка». Тогда в ответ мы начали деликатно объяснять, что сейчас очень кризисная ситуация — мы все оказались дома и эти вещи неизбежны. Поэтому нам нужно научиться их принимать, прощать друг в друге. Особенно, если они не мешают работе и ты можешь выполнять фокусировано свои обязанности.

В общем, разные были ситуации, и наше отношение к ним — очень лояльное. Это все-таки жизнь. А ещё я очень люблю понятие work-life balance. Не с точки зрения баланса, а с точки зрения разделения работы и жизни.

Наша работа — это часть жизни, а жизнь — это часть работы или то, что наполняет эту работу.

Как в новых реалиях найти работу мечты

— С этим трудно не согласиться. А что бы вы пожелали специалистам, которые хотя работать в компании, аналогичной вашей, или вот в таком же формате?

— Специалистам в первую очередь нужно искать ту культуру, ту команду, которая тебе подходит. Потому что, например, когда я рассказываю или пишу о нашей компании, она выглядит сказочным местом для работы. Но далеко не все кандидаты у нас остаются или хотя бы проходят испытательный срок. Потому что очень много ребят, особенно в начале своего карьерного пути, нуждаются в наставничестве, контроле задач. Им нужно понимание: что они сделали сегодня, что будут делать завтра, чем будут заниматься через неделю. А это то, чего у нас нет.

У нас автономная среда и очень большая ответственность за каждую позицию. Например, недавно мы искали SMM-менеджера в команду. Приходили очень много кандидатов, которые задавали вопросы: «кто будет проверять мой контент-план, кто мне будет его утверждать». И тот факт, что никто не будет его утверждать — ты его пишешь, готовишь, публикуешь и ты же за него отвечаешь — вызывает удивление у большинства специалистов на рынке. Они просто привыкли к тому, что есть кто-то «старше», кто будет «гладить по голове» или рассказывать, как делать правильно.

Поэтому нужно понимать, готовы ли люди к удаленному формату. Потому что — это правда большая свобода, но с другой стороны — и очень большая ответственность. Здесь нужно признаться честно себе, чего хочется получить на определенном месте работы или что нужно сделать для карьерного шага, развития профессионализма и т. д. А затем искать такой коллектив.

Как раз мы делаем анализ рынка и предоставляем максимально полную информацию о компаниях. Это необходимо специалистам, чтобы найти лучшее место работы, исходя их своих амбиций, желаний и потребностей.

Как выстроить эффективную работу с удаленщиками

— Анна, а учитывая ваш колоссальный многолетний опыт, что бы вы пожелали руководителям компаний, которые только начинают работать в удаленном формате?

— Очень важно в удаленном формате — то, без чего, как мне кажется, невозможна эффективная работа — эта база знаний. У нас были какие-то базы знаний до этого, но в момент перехода на удаленную работу это стало ещё большей необходимостью. Тогда я взяла простой, доступный и бесплатный инструмент Notion, в котором сделала полную базу данных обо всех рабочих процессах, обо всех подборках клиентов, форматах, профилях идеального кандидата, все DirectX с нашими сотрудниками. То есть это общая база данных о том, что и как работает в компании.

Это первый и самый важный инструмент при переходе на удаленку, потому что в офисе ты можешь очень легко повернуться и кому-то задать вопрос. В формате удаленной работы это сделать сложно. Представьте, что человек растерян, не понимает, кого и о чем спрашивать, не знает, как здесь все работает. Если вы предоставляете нужную информацию, то адаптация нового сотрудника в удаленную команду происходит более гладко.

Ответ на вопрос: «Как здесь все работает», — в максимально продуманном структурированном письменном виде — это шаг № 1. Потому что при переходе на удаленку без этого будет очень тяжело: у команды должна быть точка, где сотрудники могут найти большую часть ответов на свои вопросы, чтобы работать более эффективно.

Второй момент: это база коммуникации. Для нас её полностью закрывает Slak. У нас очень активная коммуникация, при этом она позволяет оставлять себе время для концентрации. Это отдельные каналы, где обсуждаются проекты, не всегда требующие моего внимания. В Slak можно выстроить коммуникацию именно так, чтобы закрывать все проекты и задачи, не отвлекая сотрудников, в то время как общие каналы в Телеграме или Вайбере очень сложно понять. Там одна лента, которая постоянно отвлекает по любому вопросу абсолютно всех.

Итого распределенная коммуникация — это шаг № 2, который очень важно понять и принять.

И третий момент (шаг № 3) — это краткосрочные, долгосрочные цели и задачи. В формате удаленной работы ты не можешь контролировать время, которое человек потратил на работу, даже если физически ставить какие-то трекеры на экран.

Хотя можно, конечно. Но как потом все проверять. И сколько времени придется потратить, чтобы понять, чем человек занимался? По сути нужен будет отдельный сотрудник, который будет контролировать других людей — плюс одна должность. Если человеку это важно, то можно, конечно, на это пойти.

Но я не приверженец таких инструментов. Считаю, что у каждого сотрудника должна быть четкая цель, ради которой он работает. Должен быть четкий результат, который можно контролировать с точки зрения цельного, конечного продукта. И тогда ни у кого не будет вопросов по удаленке, даже если человек выполнит задачи за 4 часа рабочего времени. Ведь сотрудник, приносящий ценный продукт, соответствующий той зарплате, что вы на него тратите — прекрасный работник! Пусть он распределяет свою жизнь, как ему комфортно.

К сожалению, это не все могут отпустить. Но мне кажется, что в удаленном формате по-другому эффективная работа вообще невозможна...

В заключение: напутствие всем, кто работает удаленно

— Да, очень, как мне кажется, правильные и интересные убеждения! Большое спасибо! Может, ещё что-то хотите нам сказать, добавить пожелать?

— Что я вижу в удаленной работе и управлении удаленной командой — мы всегда хотим найти какой-то «идеальный рецепт». К сожалению, очень часто его не существует. И любому сотруднику,  руководителю придется пробовать, искать свою комбинацию факторов и принципов, которые позволят работать эффективно в каждом отдельном коллективе. Поэтому тут очень важно иметь/развивать критическое мышление и понимание, что именно для вас будет работать в каждой конкретной ситуации.

Есть, конечно, компании, которые не могут себе позволить перейти на удаленку, когда это, например, производство, нужен станок или другое средство труда, заставляющее работников находиться в конкретном месте. Но абсолютно весь современный креативный сегмент способен работать эффективно в удаленном формате.

Поэтому тут мой призыв: больше пробовать, экспериментировать, смотреть и не делать выводов в первую неделю. Понятно: шок, который может быть от перехода, неловкость, какие-то дискомфортные вещи — они однозначно будут. Но для их преодоления нужно время.

Мне кажется, карантин всем нам это время дал. Но если вы только пробуете этот формат, дайте себе два-три месяца, чтобы увидеть результат и оценить его. Проведите опрос удовлетворенности команды, и тогда уже принимайте решение. В пилотировании метод проб и ошибок — самый эффективный инструмент подхода к удаленной работе!

Благодарим Анну за то, что она поделилась очень интересной и практической информацией. Уверены, что многие руководители, читая интервью, могут вдохновиться идеями и найти интересные рекомендации для внедрения в рабочие процессы, а соискатели примерить на себя новый и пока не очень привычный формат, подразумевающий как большую свободу, так и большую ответственность.

Если вы тоже хотите рассказать нам о своей команде или компании, поделиться тем, как преодолевали сложности и достигли успеха, пишите в редакцию: editor@freelancehunt.com