У цифровому просторі, де всім керує ефективність, календарі стали важливим інструментом підвищення продуктивності. Вони допомагають організувати день та оптимізувати час для повноцінної роботи.

Щоб впорядкувати своє життя, ми все більше покладаємося на календар. Але насправді можемо витрачати занадто багато часу саме на організацію цього процесу замість того, щоб більше працювати. Доручіть штучному інтелекту вивчити ваші звички та за допомогою автоматизації створити більш функціональний графік.

У цій статті зібрали інструменти ШІ для планування, які найкраще впораються з ефективною організацією вашого дня. Розповімо про унікальність кожного ШІ-помічника, найкращі випадки використання та про те, кому вони будуть корисні.

Найкращі інструменти планування ШІ, які варто спробувати

Існує безліч програм для планування, які використовують штучний інтелект для оптимізації управління календарем. Ось 8 найкращих з них.

Reclaim

Reclaim — це розумний календар, який інтегрується з Google Calendar для зручного використання. Він корисний людям, яким потрібно розподілити час для завдань і рутинних справ між робочим та особистим графіком.

Reclaim визначає пріоритетність завдань. Він враховує ваші звички та створює розклад з найоптимальнішим розподілом часу, вибираючи найкращий варіант для самостійної роботи та зустрічей.

Кому найкраще підходить: зайнятим спеціалістам, яким потрібно поділити напружений робочий день на часові блоки.

Плюси Reclaim:

  • Ефективно планує час для зустрічей.
  • Створює розклад на основі різних факторів, як-от клієнти та проєкти.
  • Синхронізує разом різні календарі, наприклад, особисті та робочі.
  • Інтегрується з багатьма інструментами, включно з Asana, Zoom, Slack, Todoist тощо.

Мінуси Reclaim:

  • У безплатній версії бракує багатьох функцій (деякі інтеграції, обмежені звички та налаштування часових блоків).
  • Можуть виникати проблеми під час планування зустрічей з людьми, які не використовують Reclaim.
  • Має повну підтримку лише для Google Calendar.
  • Тривалі чи цілоденні події можуть вибити з колії планувальник.

Ціна: обмежена безплатна версія. Річні платні плани починаються від $8 на місяць.

Flowsavvy

Flowsavvy спочатку був розроблений для студентів, але він також добре підходить для тих, хто веде кілька проєктів одночасно. Flowsavvy додає список справ до календаря, завдяки чому користувачі чітко знають, що саме їм потрібно зробити і коли це потрібно зробити.

Це відбувається завдяки автоматичному плануванню. Автопланування дає змогу розбивати завдання на частини, які не вписуються у ваш поточний графік. У такий спосіб Flowsavvy розподіляє робоче навантаження на декілька днів замість того, щоб намагатися вмістити окремі завдання в один робочий день. Користувачі можуть встановлювати терміни виконання, відстежувати прогрес і позначати завдання кольором залежно від дедлайну.

Кому найкраще підходить: спеціалістам, яким потрібен інтуїтивно зрозумілий інтерфейс для створення та призначення завдань у календарі за допомогою функцій розумного планування.

Плюси Flowsavvy:

  • Оптимізація робочого навантаження дозволяє користувачам розподіляти завдання на кілька днів.
  • Переформатовує весь розклад в один клік.
  • Простий UI-дизайн.
  • Кольорові коди залежно від наближення до терміну виконання, щоб легко знаходити пріоритетні завдання.

Мінуси Flowsavvy:

  • Проблеми з доступом до календаря під час синхронізації з Google Calendar.
  • Працює лише для планування завдань, а не для зустрічей.
  • Виникають питання розміщення з новими часовими блоками.
  • Відсутність інтеграції із зовнішніми менеджерами завдань.

Ціна: обмежена безплатна версія. Річні платні плани — від $5 доларів на місяць.

Clockwise

Clockwise — це ШІ-помічник з планування, який допомагає створювати часові блоки для більшого занурення в робочий процес. Він знаходить схожі події, наприклад зустрічі, творчу роботу та операційні завдання. Потім групує схожі завдання у часові блоки, щоб розподілити час на різні види робіт та допомогти сконцентруватися на них.

Clockwise також підходить для команд. Він враховує часові звички кожної людини під час планування завдань і зустрічей. Тому члени команди можуть зосередитися на своїх справах та зустрічатися тоді, коли це буде найбільш доцільним для всіх, що підвищить загальну продуктивність команди.

Кому найкраще підходить: командам, яким потрібна допомога в синхронізації розкладів без втрати часу одне одного.

Плюси Clockwise:

  • Надає щотижневі звіти про використання часу протягом тижня.
  • Додає розклади колег до календаря, щоб бачити, хто з них вільний.
  • Враховує час на дорогу під час планування зустрічей поза офісом.
  • Автоматично знаходить найкращий час для зустрічі команди.

Мінуси Clockwise:

  • Можуть виникати проблеми з видаленням подій у колег.
  • Потрібно вручну вибрати категорію роботи перед реєстрацією годин.
  • Менш корисний, якщо немає командної підтримки.
  • Іноді може дублювати завдання.

Ціна: безплатно для базового планування. Річні платні плани — від $6,75 на місяць за користувача.

Clara

Clara — це інструмент для планування зустрічей зі штучним інтелектом, відомий своєю здатністю виконувати складні завдання. Інструмент інтегрується з електронною поштою та досить природно спілкується від вашого імені, щоб призначити зустрічі. Він також використовує систему «людина в циклі» (human-in-the-loop), що дозволяє компетентній людині втрутитися, коли потрібно прийняти правильне рішення.

Ви будете витрачати менше часу на листування, щоб домовитися про зустріч, коли у вас обох щільний графік. Clara знайде найкращий час для ваших контактів і призначить зустріч. А ще вона відстежуватиме імейли без відповіді від співрозмовника, щоб переконатися, що ви нічого не пропустили. Це відповідальний співробітник, на якого можна покластися.

Кому найкраще підходить: зайнятим спеціалістам, які проводять багато зустрічей і не хочуть наймати асистента для керування розкладом зустрічей.

Плюси Clara:

  • Використовує природну мову для більш особистого спілкування з вашими контактами.
  • Звертається до людини для вирішення складних ситуацій.
  • Автоматично відстежує електронні листи, щоб уникнути пропущених зустрічей.
  • Надає відповіді 24/7 щоразу, коли хтось звертається з проханням про зустріч.
  • Адаптується до вашого робочого процесу та знаходить ідеальні дні для зустрічей.

Мінуси Clara:

  • Clara коштує дорожче, ніж інші програми для планування, і для деяких спеціалістів її цінність не буде очевидною.
  • Неможливо змінити ім’я «Clara», якщо додати його в електронну пошту без виконавчого плану.
  • Менше функцій, ніж в інших розумних планувальниках.
  • Більше складнощів із внесенням змін через обмежений доступ до вашого календаря з програми Clara.

Ціна: платні плани починаються від $99 на місяць за користувача.

Trevor

Trevor — інструмент, призначений для спрощення планування робочих і життєвих завдань. Це програма для блокування часу, яка допомагає користувачам створювати календар за допомогою інструментів перетягування. Переглядайте розклад та автоматично поділяйте завдання на часові блоки.

Trevor також може синхронізуватися з іншими програмами-календарями, як-от Google Calendar і Microsoft Outlook, і читати завдання з Todoist. Використовуйте інші інструменти, не адаптуючи весь робочий процес для інтеграції з Trevor.

Кому найкраще підходить: спеціалістам, яким потрібна допомога в плануванні через вивільнення часу на певні види роботи.

Плюси Trevor:

  • Безплатний план з достатньою кількістю функцій, щоб задовольнити більшість користувачів.
  • Доступний платний рівень з додатковими опціями.
  • Підтримує використання на кількох пристроях.
  • Пропонує візуальне керування списком завдань у реальному часі.

Мінуси Trevor:

  • Відсутність спеціального десктопного додатка (вебверсії).
  • Менше інтеграцій з іншими програмами для планування завдань.
  • Потрібен час, щоб вивчити розпорядок дня та оцінити час на виконання завдань.
  • Немає командних функцій для спільної роботи на робочому місці.

Ціна: Безплатно. Річний платний план — $2,49 на місяць (якщо плата знімається щорічно).

Motion

Motion — це програма для планування, яка автоматично впорядковує ваші справи у реалістичний розклад на основі поточного робочого часу. На початку роботи ви додаєте завдання, оцінюєте час для його виконання та вказуєте дату завершення. На основі цієї інформації Motion організовує розклад, враховуючи найважливіші завдання і роботи, терміни виконання яких спливають.

У Motion також є функція, яка створює сторінку зустрічі для показу вільного часу. Програма автоматично визначає цей час на основі індивідуальних уподобань і поточного робочого навантаження.

Motion використовує інструменти управління проєктами, які допоможуть командам не відставати від графіка, навіть коли проєкти змінюються. Він прогнозує, скільки члени команди можуть виконати, і створює індивідуальні пріоритетні розклади на основі цілей і термінів проєкту.

Кому найкраще підходить: спеціалістам, які шукають автоматичний планувальник для керування завданнями, зустрічами, проєктами та іншими подіями.

Плюси Motion:

  • Планувальник завдань працює разом з вашим календарем, щоб вивільнити час для роботи.
  • Простий інтерфейс дозволяє легко керувати завданнями та переглядати розклад.
  • Автоматичне перепланування для відповідної реорганізації завдань, коли трапляється щось несподіване.
  • Відстежує командні проєкти та завдання.

Мінуси Motion:

  • Насамперед це десктопний додаток.
  • Планує розклад лише на два тижні.
  • Дорожчий за інші варіанти

Ціна: 7-денна пробна версія безплатно. Річні платні плани — від $19 на місяць.

Scheduleify

Scheduleify — універсальний планувальник, який допомагає людям організовувати свої дні, створювати розклади, керувати завданнями, встановлювати нагадування та будильники. За допомогою ШІ він створює розклад за заданими вами правилами.

Scheduleify може бути настільки простим чи складним, наскільки ви цього захочете. Дозвольте йому залишатися гнучким у плануванні та працювати так, як він вважає за потрібне, або створіть складні набори правил, за якими ви хочете керувати кожним днем. Він також має додаткові функції перегляду статистики, щоб користувачі відстежували прогрес у виконанні щоденних завдань і бачили, наскільки добре вони справляються з ними.

Кому найкраще підходить: тим, кому потрібне комплексне рішення для керування своїм щоденним розкладом.

Плюси Scheduleify:

  • Режим фокусування допомагає зосередитися на поточному завданні, показуючи лише пов’язану з ним інформацію.
  • Статистика для вимірювання вашого успіху з плином часу.
  • Будильники та сповіщення, які допоможуть не відставати від графіка протягом дня.
  • Можливість згрупувати відповідні завдання за категоріями.

Мінуси Scheduleify:

  • Спочатку може бути складно налаштувати.
  • Потрібно встановити правила, щоб отримати максимальну віддачу від програми.
  • Доступно лише на пристроях Android.
  • Реклама у безплатній версії.

Ціна: безплатно. Пропонує покупки в додатку.

Schedule.cc

Schedule.cc — програма для організації зустрічей, яка допомагає приватним особам і компаніям керувати своїм днем та планувати події. Цей віртуальний асистент поділиться розкладом з колегами чи клієнтами, щоб знайти оптимальний час для зустрічі.

Schedule.cc також вбудує електронну пошту та календар для планування подій разом з іншими людьми. Це звільнить час на роботу з електронною поштою для виконання інших завдань.

Кому найкраще підходить: спеціалістам і компаніям, які хочуть спростити організацію зустрічей та заходів.

Плюси Schedule.cc:

  • Доступ до інших програм з пакета компанії-розробника 500apps (включно із CRM, управлінням проєктами, відліком часу та службою підтримки).
  • Встановлюйте власні параметри, щоб зустрічатися лише у зручний для вас час.
  • Створюйте посилання на зустрічі в календарі, щоб повідомляти час запланованих заходів.
  • Синхронізуйте календарі команди для організації зустрічей.

Мінуси Schedule.cc:

  • Відсутність опції керування завданнями.
  • Велика кількість функцій може ускладнити навігацію в програмі.
  • Покращений захист недоступний, крім корпоративної версії.

Ціна: безплатна 14-денна пробна версія. Річні платні плани — від $9,99 на місяць.

Переваги використання ШІ для планування

Використання програм для планування зі штучним інтелектом має багато переваг для підвищення ефективності та продуктивності вашої роботи. Ось деякі з них:

  • Економія часу. Кожна мить, яку ви витрачаєте на планування зустрічей і завдань, — це час, який ви забираєте від безпосереднього виконання роботи. Плануйте за допомогою ШІ, щоб звільнити час для роботи та заробляння грошей. До того ж паралельно ви отримаєте рекомендації, як оптимально використовувати ваш час.
  • Повна інтеграція. Сучасні інструменти планування із ШІ легко інтегруються з іншими програмами для керування календарем і завданнями. Вони бачать ваші події та завдання в цих програмах і використовують ці дані для створення оптимального розкладу.
  • Персоналізована допомога. Керування своїм днем — це завдання, до якого ми не завжди підходимо раціонально. Штучний інтелект врахує особисті обставини та створить розклад, який відповідатиме вашим потребам і можливостям.
  • Краща точність. Люди іноді роблять помилки та планують занадто багато справ одночасно. ШІ допоможе уникнути цієї проблеми, проаналізувавши ваші завдання і склавши точний розклад. Так ви зможете краще впоратися з усіма справами.
  • Підвищення продуктивності. Час, витрачений не на важливу роботу, — це втрачена продуктивність, яку неможливо відновити. Автоматизуйте свій розклад, щоб підвищити продуктивність.

Джерело

Що ще почитати на цю тему:

Топ-15 AI-сервісів, які полегшують роботу фрилансера
Найкращі інструменти на базі штучного інтелекту для роботи на фрилансі. Топ сервісів, які гарантовано полегшать вам життя і збільшать ефективність.
Просто про фриланс, штатну роботу і не тільки: блог FreelancehuntMariia Fedorova

Допомога в плануванні та управлінні проєктами від спеціалістів Freelancehunt

Інструменти планування ШІ використовують алгоритми машинного навчання, щоб вивчити ваш графік і звички та створити розклад, який оптимально керуватиме зустрічами й роботою. Але програмне забезпечення може допомогти вам далеко не завжди. Є ще багато завдань, які фрилансери виконують найкраще.

Зокрема, спеціалісти на Freelancehunt можуть допомогти в таких сферах:

Якщо ви плануєте найняти віддаленого помічника для виконання завдань, перегляньте каталог фрилансерів на сервісі та оберіть спеціаліста, що відповідає вашим вимогам.