Ожидания, не соответствующие реальности, некачественные инструменты или даже вредные привычки могут навредить виртуальной работе. Давайте рассмотрим, какие передовые практики применяют руководители и сотрудники на удаленке, чтобы стать лучшими из лучших.
До сегодняшнего дня многие из нас уже успели узнать, как продуктивно работать из дому. Благоприятные условия работы — вопрос индивидуальных предпочтений. Для кого-то это два монитора и наушники с шумоподавлением, для кого-то — просто любимая кружка и удобные тапочки. Когда вы находитесь в своей зоне комфорта, как в пузыре, работать из дому становится легко. Но тут вы попадаете на первое за день собрание Zoom, и ваш мыльный пузырь под названием «удаленная работа» лопается о реальность.
Виртуальное сотрудничество может стать самым сложным моментом на удаленке. Разные стили работы, ожидания, не соответствующие реальности, низкокачественные технологии или даже вредные привычки могут помешать эффективному сотрудничеству и сделать перспективу долгосрочной удаленной работы пугающей. Вы можете организовывать личное рабочее пространство так, как удобно именно вам, но если предполагается командная работа, придется подумать о более эффективных методах виртуального сотрудничества.
Лучшие методы взаимодействия на удаленной работе
Дальше мы расскажем о том, что мешает успешной работе в виртуальном формате и как стать лучшим сотрудником и руководителем команды на удаленке.
1. Установите четкие требования
Сейчас люди работают из разных мест и больше не встречаются в офисных коридорах или кухнях. Ключевой момент успешного виртуального общения — поиск точек соприкосновения и подходящего времени для коммуникации. Относитесь с пониманием к тому, что каждому сотруднику может понадобиться свое время для связи, исходя из его профессиональных обязанностей и личных потребностей. Иногда придется приложить усилия и потратить время, чтобы синхронизировать связь между членами команды. Четкие требования помогут сотрудникам понять, что от них ожидают, и установить границы между работой и личной жизнью.
Хоть это и сложно, удаленные сотрудники должны сохранять концентрацию. После нескольких часов, проведенных на собраниях в Zoom, трудно сосредоточиться и не отвлекаться на проверку электронной почты или другие задачи. Иногда люди теряют интерес и просто не включают видео. Установка четких правил помогает повысить продуктивность совместной удаленной работы.
2. Не усложняйте
Эффективность удаленной связи напрямую зависит от простоты коммуникации, то есть возможности использовать как можно меньше инструментов для получения необходимой информации. Люди думают, что если коллеге понадобятся дополнительные данные, в любой момент можно написать или связаться по видео, чтобы обсудить вопрос. Например, представьте себе фронтенда, который открывает задачу с названием «Изменение цвета кнопки», где нет никакой дополнительной информации. Разработчику придется потратить время и обратиться к коллегам в чате с просьбой подробнее описать проблему только для того, чтобы узнать, что на самом деле дополнительная информация есть в электронном письме от службы поддержки клиентов.
Научитесь эффективному и результативному общению. Когда вы хотите отправить сообщение коллегам с помощью какого-либо инструмента, соберите свои мысли в кучу и отправляйте всю информацию сразу вместо того, чтобы высылать ее частями по разным каналам. Потратьте несколько минут, чтобы собрать данные, ссылки, изображения и разместить их в одном канале. Это даст возможность коллегам потратить меньше времени на поиск информации, сэкономит драгоценное время и сделает работу более продуктивной.
3. Перестаньте перебивать людей
Одна из самых плохих привычек — это когда люди перебивают друг друга во время видеоконференций. В основном это объясняется проблемами со связью и помехами, поэтому сотрудники должны учитывать эти моменты. Когда на встрече выступает один человек, другие могут просто написать в чате о том, что они хотят сказать. Используйте функцию «поднятой руки» или простой смайлик в чате, чтобы сообщить руководителю, кто хочет выступить. Виртуальные встречи могли бы проходить более эффективно, если бы все переняли эту методику.
4. Меньше отвлекайтесь
Уберите отвлекающие факторы перед началом общения, иначе не сможете сосредоточиться на собеседнике. Делайте больше телефонных звонков один на один с коллегами. Не просто звонки через Zoom, а именно обычные телефонные звонки, которые могут стать очень мощным инструментом для получения новых идей. Мы взаимодействуем через общение, а также когда слушаем, думаем, концентрируемся. Вы можете позвонить друг другу, чтобы придумать что-то новое вместе.
Если вы собираетесь общаться с коллегой, уважайте его пространство и полностью сосредоточьтесь на решении вопроса. Попробуйте технику Pomodoro: определите для себя периоды, чтобы полностью сконцентрироваться, например, 30 минут или час. Ваш ум знает, что скоро будет перерыв, и разрешает себе направить всю энергию на выполнение задачи. Если вы общаетесь, не отвлекайтесь в этот момент. Например, если вы разговариваете по телефону во время видеовстречи через Zoom, уберите телефон подальше от камеры или включите мьют. Погрузитесь полностью в задачу. Это также поможет сделать ваши встречи более продуктивными и короткими.
5. Уберите фоновый шум
Фоновый шум — серьезная проблема. Большинство из нас не забывают отключать микрофоны, но периодически могут все-таки упускать этот момент из виду. Найдите сервис, обнаруживающий и активирующий микрофон только тогда, когда громкость превышает определенный уровень, который вы можете отрегулировать. А значит, микрофон активируется в тот момент, когда он распознает ваш голос. Конечно, лучший вариант — найти тихое место или хотя бы отдельную комнату с закрытой дверью.
6. Ограничьте постоянные перерывы
IТ-специалисты недооценивают, насколько отвлекающими могут быть уведомления об отправке сообщений или незапланированная встреча в Zoom. Исследования на рабочем месте показали, что работникам требуется от 5 до 20 минут, чтобы полностью сосредоточиться на задаче после любого перерыва. В загруженных задачами IТ-компаниях такие перерывы могут происходить несколько раз в час.
Чтобы не забыть о встречах в Zoom, можно заранее отмечать их в календаре как важные задачи. Также сотрудникам рекомендуется изменить статусы уведомлений об отправке сообщений (удалить звуковые или всплывающие уведомления) и вместо этого проверять их каждые 15 минут. Используйте режим «Не беспокоить», когда выполняете важные задачи. Соблюдая эти три простых правила, вы значительно повысите продуктивность своего рабочего дня и сможете выполнять задачи в более комфортной обстановке. Конечно, не исключены срочные и важные вопросы, которые потребуют немедленного внимания, но вы можете изменить свое отношение, отвлекаясь только на самые срочные из них, а не на все подряд.
7. Инвестируйте в современные технологии для виртуальной работы
Пожалуйста, убедитесь, что ваше оборудование для связи качественное и рабочее, потому что постоянно шипящий микрофон или веб-камера, которая дает размытую картинку, не подходят для продуктивной встречи. Если у вас будет подходящее оборудование, во время каждой встречи можно сосредоточиться только на ее содержании и не отвлекаться ни на что другое. Это простое уважение к коллегам.
8. Не ограничивайтесь только видео для работы
Многие уже устали от Zoom и других инструментов для проведения видеоконференций. Лучший способ бороться с этим — предложить другие способы взаимодействия помимо видеосвязи. Например, можно использовать виртуальные доски для совместной работы. Это хорошая возможность для координатора встречи собрать идеи всех сотрудников и получить обратную связь. Тему встречи можно обозначить заранее, чтобы коллеги собрали необходимую информацию и сформулировали свои мысли.
9. Будьте доступны и отвечайте своевременно
Виртуальные коммуникации очень сильно отличаются от прогулки в соседний кабинет в офисе. Чтобы взаимодействовать с коллегами продуктивно, вы должны быть в зоне доступа. Если вы вовремя не отвечаете на рабочие сообщения, можете пропустить что-то важное, и тогда сроки выполнения проекта будут сорваны. Коммуникация тесно связана с производительностью, и при удаленном формате работы это видно особенно четко. Старайтесь отвечать как можно быстрее, не бойтесь быть даже очень быстрым в некоторых случаях. Убедитесь, что ваш ответ дошел до получателя и он правильно понял информацию.
10. Развивайтесь и будьте открыты к изменениям
Чтобы стать лучшим виртуальным сотрудником в 2021 году, продолжайте развивать то, что начали в 2020. Если вы раньше не выстроили правильную коммуникацию — каналы связи, командные встречи, способы виртуальной работы, инструменты, регламент — сейчас самое время начать это делать, чтобы сформировать новую систему работы на будущее.
Анализ того, какие методы в прошлом году работали хорошо, а какие плохо — отличный способ найти более эффективные варианты решений и двигаться к новым достижениям. Возможно, некоторые из этих пунктов придется прокачать, но эффективная работа в команде того стоит.