Soft skills виконавців — обов’язковий елемент для успішної роботи на фрилансі в будь-якій спеціалізації. У попередніх матеріалах ми вже розповідали про загальний skills set та особливу цінність м’яких навичок.

Тепер поповнюємо серію окремих публікацій, присвячених ключовим soft skills, щоб обґрунтувати їх важливість та дати корисні поради виконавцям. Важливість комунікативних вмінь фрилансера вже довели, далі поговоримо про управлінські навички.

Для чого фрилансеру навички управління — секрети топів сервісу

Вміння керувати робочим часом — ще один необхідний soft skill на фрилансі. Не варто чекати втрати клієнта через протермінований дедлайн чи не прописані чітко умови проєкту. Зацікавлений у розвитку виконавець регулярно покращує управлінські навички. Для цього пропонуємо вчитися на чужому досвіді та користуватися порадами з блогу 😏.

Ми запитали у топових спеціалістів Freelancehunt, які правила, звички та лайфхаки допомогли їм опанувати управлінську магію на фрилансі.

Олександр Куксін, топовий копірайтер:

  • Працювати вночі чи в неділю для мене — велика рідкість. Мати таку собі «внутрішню стабільність» щодо забезпечення особистого часу, на мій погляд, — важлива штука для фрилансера.
  • Обов’язково прошу заповнити бриф замовників, які не надали деталізованого ТЗ й невпевнено описують бажаний результат роботи. Це зменшує кількість правок.
  • Уся моя робота: звіти, дедлайни, правки, розрахунки та інше організована в кількох Google таблицях, формат яких відпрацьований роками. Вони дають можливість відстежувати ефективність та дохід.

Альона Арутюнян, топова дизайнерка:

  • Користуюся зручним методом розставлення пріоритетів. Ділю завдання на:
  1. Термінові.
  2. Не термінові.
  3. Важливі.
  4. Не важливі.
    Створення місячного, тижневого та щоденного списку справ — це простий спосіб розставити пріоритети.
  • Найкращі інструменти планування для мене — Notion та Trello.
  • Делегування завдань іншим спеціалістам — також важливий аспект управління для мене.

Євгеній С. — топ у спеціалізаціях «Анімація» та «Відеореклама»:

  • На першому етапі я завжди проводжу детальне обговорення з клієнтом щодо його бачення та очікувань. Після цього створюю роадмап проєкту, де чітко визначаю ключові етапи та майлстоуни з дедлайнами.
  • На кожному етапі надаю замовнику проміжні результати для затвердження. Це дозволяє клієнту бачити прогрес і вчасно вносити корективи, що зменшує ризик великих змін на фінальному етапі.
  • Після завершення проєкту завжди запитую клієнта про його враження та отримую зворотний зв'язок. Це допомагає покращувати процеси й уникати можливих помилок у майбутньому.

Як бачимо, навички управління допомагають фрилансерам досягати успіху та підтримувати його. Якщо теж так хочете, візьміть до уваги поради, наведені далі.

Поради щодо організації роботи на фрилансі

Завдяки досвіду топових фрилансерів і відгукам активних замовників можемо виокремити кілька важливих складових управлінської магії на фрилансі.

Розробити графік та дотримуватися його

Досвідчені спеціалісти знають, що робота 2 години на день за чашкою кави в кафе — це не зовсім про успішний фриланс. Виконавець тут відповідає за весь процес самостійно: немає керівників, які складуть графік, нагадуватимуть про дедлайни й погоджуватимуть відпустки. Тому треба створити собі конкретні правила, які прирівняють фриланс до повноцінної зайнятості.

Водночас головний режисер тут ви! Хочете починати роботу об 11:00? Легко! Краще працюється після 21:00? Теж не проблема! Головне — дотримуйтеся свого графіка, не забуваючи про перерви на обід, вихідні, лікарняні й відпустки. Важливість цього розуміють навіть замовники:

Треба завжди працювати у зручному темпі. Бо якщо перший та другий проєкт забрали багато сил, то на третій-четвертий сил не буде зовсім. Треба знайти свій ритм і його тримати, щоб не вигорати й не підводити замовників. —  Ярослав Р., замовник, розвиває на сервісі свій стартап.

Чітко та за планом узгоджувати деталі проєктів

Етап узгодження умов багато важить для комфортного перебігу співпраці та її позитивного підсумку. Що обов’язково варто узгодити та прописати в Робочій області проєкту перед початком роботи:

  • чітке ТЗ чи заповнений бриф;
  • референси чи приклади;
  • доступи до необхідних матеріалів;
  • перелік інструментів та програм, які будуть використані;
  • формат готової роботи та критерії її оцінювання;
  • частота та зручний час для комунікацій;
  • необхідність і частота надання проміжних результатів.

Ігнорувати ці пункти не варто, адже наслідком може стати не тільки ускладнений процес виконання завдань, а й навіть втрата клієнтів:

Якщо я витрачаю дуже багато своїх ресурсів, щоб покращити процес роботи, то більше цій людині співпрацю не запропоную, — Деніел Соніс, топовий замовник.

Вміло керувати проєктами

Часто спеціалісти виконують кілька завдань від різних замовників одночасно. Це дозволяє більше заробляти, але також вимагає додаткової організаційної роботи. Тому так важливо навчитися розраховувати час на виконання кожного з проєктів.

Найважливіше тут — зрозуміти, скільки годин чи днів у вас займає виконання різних типів завдань, а також знайти для себе ідеальний планер або зручну CRM-систему. Тоді легше буде поєднувати проєкти, вкладаючись у дедлайни та не стресуючи. А ще ловіть дієві лайфхаки від топових спеціалістів:

Завжди намагаюся домовитись із замовником щодо довшого терміну виконання, ніж той, протягом якого розраховую виконати завдання. Так я застрахуюся від непередбачуваних обставин, які можуть вплинути на своєчасність виконання. Замовника це потішить, оскільки він отримує матеріал раніше, ніж очікував, — Василь Гоцко, топ-1 у спеціалізації «Послуги диктора».
Краще завжди намагатися назвати або часовий проміжок, або трохи продовжити час на виконання завдання, щоб був запас. Навіть якщо ви зробите роботу раніше, замовник зрадіє і це йому сподобається. Якщо ж затримаєте на день-два, то це зіпсує враження. Тому я б радив користуватися такою хитрістю, — Богдан Чернорот, топовий фрилансер у спеціалізаціях «Візуалізація і моделювання», «Створення 3D-моделей», «Предметний дизайн».

Вибудовувати ефективну роботу в межах конкретного проєкту

Головне в цьому контексті — навчитися розбивати роботу на етапи та визначати пріоритетність виконання конкретних завдань. Також важливо не забувати, що великі проєкти краще віддавати на фідбек замовнику частинами.

Щоб не починати роботу з початку, краще завжди зробити етап, віддати на затвердження, а потім продовжувати працювати, — Богдан Чернорот, топовий фрилансер у спеціалізаціях «Візуалізація і моделювання», «Створення 3D-моделей», «Предметний дизайн».

Це не тільки допомагає організувати ефективнішу роботу, а й ще раз показує замовнику вашу експертність:

Домовленість про надання проміжних результатів важлива також з погляду того, що замовник не знає специфіки роботи. Достатньо тримати клієнта в курсі справи й правильно спілкуватися, щоб він був задоволений і потім залишив чудовий відгук, — Деніел Соніс, топовий замовник.

Як прокачати управлінські навички

Перейдемо відразу до гарної новини. Опанувати управлінську магію на фрилансі можна, знайшовши власний комфортний та ефективний алгоритм роботи. Радимо кожному фрилансеру розробити систему відповідно до наведених вище пунктів та дотримуватися її. Ця система роботи може виглядати, наприклад, так:

  1. Працюю з понеділка до п’ятниці з 10:00 до 19:00. Маю годину на обід та кілька перерв на чай/каву чи просто полежати.
  2. Не беру в роботу паралельно 2-3 великі проєкти, але можу виконувати одночасно 1 великий та 3-4 дрібних.
  3. Завжди намагаюся отримати +1-2 дні до дедлайну, щоб мати можливість для маневрування про всяк випадок.
  4. Всі домовленості узгоджую в РО проєкту після отримання детального ТЗ чи заповнення брифу. Прошу клієнта підтвердити правильність та відповідність моїх записів до його вимог. Разом чітко прописуємо, як має виглядати ідеальний результат співпраці.
  5. Узгоджую із замовником періодичність надання на перевірку фрагментів великого завдання. Пропоную зв’язуватися раз на 2 дні, проте беру до уваги побажання клієнта.
  6. Працюю поетапно, за потреби узгоджую із замовником кожен етап. Дрібні проєкти намагаюся зробити за один підхід, розбавляючи ними роботу над масштабними завданнями.
  7. Для чіткості та системності використовую зручний додаток для планування. Це допомагає мені не губитися між завданнями та їх дедлайнами, відстежувати прогрес виконання.

Розписати такий алгоритм — це всього 10 хвилин вашого часу. Особливо, коли вже є досвід і розуміння, які підходи працюють, а де краще ввести нове правило чи протестувати новий інструмент.

Цікаві й ефективні рішення можна також знайти у літературі та на відповідних курсах. Тому пропонуємо добірку книг та інші ресурси, що допоможуть покращити управлінські навички.

Безплатний курс Time management від Campster

Це гарна можливість опанувати навички й техніки для кращого управління часом. Курс для вас, якщо є бажання стати продуктивнішим без надмірностей. Відчуваєте, що щось зовсім неважливе краде години життя чи не встигаєте виконувати роботу в запланований на неї час? Із цим курсом ефективний тайм-менеджмент перестане бути складним: усього кілька насичених занять впродовж місяця, долучитися можна будь-коли.

Notion — застосунок для організації роботи й не тільки

Потрібен to-do, must-reed чи vish-лист? Зібрати всі ідеї в одному місці? Розробити карту продукту? Створити репозиторій документів? Розробити навчальний курс? Усе це і неосяжно більше легко втілити з Notion! Це наче складати улюблене LEGO: налаштуйте власний робочий простір з десятків різних блоків, скомпонувавши та створивши свою ієрархію.

Блокова структура дозволяє легко створювати, групувати та переміщувати будь-які дані. Нерідко спеціалісти на Freelancehunt мають свої команди, для них Notion теж буде корисним. Проте командну роботу можна виконувати лише в платній версії сервісу.

Reclaim — ШІ-календар для планування

Reclaim — це розумний AI-інструмент для Google Calendar, який допоможе ідеально спланувати тиждень. Reclaim автоматично визначає оптимальний час для зустрічей, нових завдань та перерв, аналізуючи дані, які вже є в календарі. Треба просто створити подію, а ШІ сам знайде для неї оптимальне вікно в графіку, перенесе чи заблокує за потреби. Цей помічник допоможе не тільки оптимізувати завдання, а й проаналізувати вашу робочу активність і підрахувати витрачений на різні проєкти час.

Книги

Есенціалізм. Миcтeцтвo визнaчaти пpiopитeти

У нашій свідомості багато зайвих думок: не тільки ті, що обмежують нас у прийнятті рішень, а й такі, що змушують шкодувати про незроблене. Якщо це твердження відгукнулося, а бажання якісніше організовувати свою професійну діяльність та життя загалом уже надто сильне, — ця книга для вас! Але читати її варто, тільки якщо ви справді готові йти вперед і розвиватися: вчитися розставляти пріоритети та легше досягати цілей.

Чотири тисячі тижнів. Тайм-менеджмент для смертних

Це видання для вас, якщо відчуття марності втраченого часу й можливостей переслідує та не дає зосередитися на справді цінному. Це книга про одержимість продуктивністю, поспіх, тривожність, прокрастинацію та стрес. А ще про сенси, цінності, пріоритети й важливі речі. То на чому ви обираєте зосередитися, витрачаючи свої 4000 тижнів?

Не читайте цю книжку. Тайм-менеджмент для творчих людей

Книга із саморозвитку, в якій не буде складних формулювань, детальних схем планування та порожніх балачок. У ній лише про максимально легкий у реалізації метод «списку справ для невиконання». І ще трохи про стиль життя, звички, спосіб мислення та побут творчих людей. Якщо більшість ваших ідей залишаються нереалізованими через брак часу, — мерщій читати!

Зимівля. Цінність відпочинку й усамітнення в скрутні часи

Ми всі зараз переживаємо складні часи. Тому як ніколи потребуємо вчасного повноцінного відновлення, щоб тримати баланс і працювати якісно. Навчитися ефективно «зимувати» — ще один важливий елемент управлінських навичок. І ця прониклива книга здатна допомогти розвинути такий необхідний усім skill.

Висновок

Як бачимо, управлінська магія на фрилансі — мистецтво доволі практичне і не надто складне для опанування. Цей скіл можна вдосконалити, розробивши власну систему роботи й дотримуючись її під час співпраці на сервісі. Виявіть прогалини, складіть алгоритм, тримайте баланс між роботою й відпочинком. Уже за кілька тижнів побачите позитивні зміни не тільки у своєму розкладі, а й у стосунках із замовниками. Зібраних, здатних чітко формулювати свої умови та ефективно працювати виконавців клієнти цінують найбільше.

Якщо маєте власні лайфхаки для ефективної організації роботи на фрилансі, також поділіться ними в коментарях.